ОБМЕН ДАННЫМИ С ДРУГИМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ

Как импортировать файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3 в представления?
При импорте файла электронной таблицы IBM®Lotus1-2-3 в представление каждая строка становится отдельным документом, а каждый столбец – полем. Содержимое исходной ячейки становится содержимым поля. Данные могут быть импортированы как в основные, так и в ответные документы.

Об этой задаче

При импорте файла электронной таблицы в представление следует выбрать форму IBMLotus Notes для приема данных. Имена полей в форме должны соответствовать именам полей, используемых в представлении Lotus Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).

Если в файле электронной таблицы содержится несколько листов, импортируется только первый лист. Если указанный диапазон (или раздел) соответствует нескольким электронным таблицам, будет импортироваться только часть, содержащаяся в текущей таблице.

Строки импортированной электронной таблицы не переносятся. Если файл содержит больше столбцов, чем может быть показано в окне, для просмотра всей электронной таблицы следует пользоваться горизонтальной полосой прокрутки. В Lotus Notes могут обрабатываться электронные таблицы с максимальной шириной текста 57,8 см (22,75 дюйма). Остальной текст не отображается в столбцах.

Выполните следующие действия.

Процедура

1. В представлении откройте меню Файл -> Импорт.

2. В списке Тип файлов выберите значение Lotus 1-2-3.

3. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

4. Нажмите кнопку Импорт.

5. В диалоговом окне "Импорт листа 1-2-3" в поле Импортировать как выберите значение Главные документы или Ответные документы в соответствии с необходимым способом отображения файла электронной таблицы в представлении.

6. В поле Использовать форму выберите форму, которую следует использовать для приема данных.

7. Если для файла электронной таблицы и для представления используются различные форматы, необходимо использовать файл формата, чтобы отдельные компоненты соответствовали столбцам в представлении или полям в документе. Выберите значение Задается файлом формата и введите имя файла в поле Имя COL-файла. Этот файл с расширением .col иногда называется файлом дескриптора столбца.

8. Если в файле таблицы содержится специальный именованный диапазон, настроенный для использования при импорте, укажите этот диапазон в поле Имя диапазона WKS.

9. Если во время выполнения шага 6 была выбрана форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок Вычислять значения полей формы при импорте документов. Эта опция может понадобиться при наличии формул в файле электронной таблицы. Если это неизвестно, обратитесь к разработчику за сведениями о форме.

10. Нажмите кнопку ОК.

На уровень выше: Дополнительные разделы, посвященные совместно используемым данным